「Gmail」の “フィルタ” 機能を使ってメールに自動処理を行う活用方法(ネットショップの事例)


今回は、ウェブブラウザ版「Gmail」の “フィルタ” 機能を使って、メールに自動で “ラベル”を付与するなどの、自動処理の活用事例をご紹介させていただきます。

ウェブブラウザ版「Gmail」では、設定した条件に当てはまるメールに対して、自動で特定の処理を行うことができる “フィルタ” 機能が搭載されています。

例えば、特定のメールアドレスから送られてきたメールに対して “スター” や “重要マーク”、または特定の “ラベル” を付けたり、メールの削除を行ったりなどができます。また設定する条件と、それに対する特定の処理は、複数設定することも可能です。

“フィルタ” を設定する

今回はネットショップを運営していることを想定して、お客様からの注文メールに “受注” というラベルと重要マークを付与する “フィルタ” を作成してみます。
ウェブブラウザ版「Gmail」の歯車マークから “設定” をクリックします。

Gmail-1

“フィルタとブロック中のアドレス” タブをクリックします。画面下の中央にある “新しいフィルタを作成” をクリックします。

Gmail-2

まずは処理を行うメールを振り分けるための条件設定を行います。お客様から注文が送信されると、ショップのメールアドレス(shop@jetstream.bz)宛に、“【注文確定】” という件名のメールが送られてくるので、To の部分にショップのメールアドレス(shop@jetstream.bz)を入力し、件名の部分に “【注文確定】” を入力します。“この検索条件でフィルタを作成” をクリックして次に進みます。

Gmail-3

この画面では条件に当てはまるメールに対して行う処理を設定します。今回は “受注” というラベルと重要マークを付与するので、“ラベルを付ける”と “常に重要マークを付ける” にチェックを入れます。

“ラベルを選択” をクリックして、付与するラベルを設定します。すでにラベルを作成している場合はそのラベルを、まだ作成していない場合は “新しいラベル” をクリックして、ラベルを作成します。

Gmail-4

ちなみに、受信アカウントが一定の場合などは、そのアカウントのラベルを親として設定すると良いでしょう。“フィルタを作成” をクリックすれば完了です。

更に “ラベル” に色を設定すると、尚良いでしょう。

Gmail-5

これで、ショップのメールアドレス(shop@jetstream.bz)宛の、件名が “【注文確定】” というメールに対して、 “受注” というラベルと重要マークが自動で付与されるようになりました。また今回の設定はスマートフォン版「Gmail」アプリにも反映されます。

このように、「Gmail」のフィルタ機能は設定次第で、様々な処理を自動で行えるようになります。重要度の低いメールを直接 “アーカイブ” にするなど、まずは不要なメールを処理する “フィルタ” 作成などから行ってみてください。

動画解説

以上、ウェブブラウザ版「Gmail」の “フィルタ” 機能の活用事例のご紹介でした。


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